Vrijwilligersbeleid

Het formulier vind je onderaan de pagina.

Kozakken Boys is een vereniging die momenteel een enorme groeispurt doormaakt in zowel kwaliteit als in kwantiteit. Dit seizoen zijn er bij de jeugdafdeling een record aantal teams aangemeld voor de competitie, maar ook op andere vlakken groeit de vereniging door. Ons eerste elftal speelt voor de prijzen in de Tweede Divisie. Dit betekent meer wedstrijden en weer meer toeschouwers op ons complex, maar zorgt ook voor de nodige werkdruk. Ons complex ligt er altijd prachtig bij, maar dat komt natuurlijk niet vanzelf tot stand komt.

Kortom: om alle diverse activiteiten, werkzaamheden, etc. goed te laten te verlopen, moeten er veel dingen geregeld worden. Een groot aantal vrijwilligers ondersteunt onze club al door één of meerdere taken te vervullen. Een vereniging als Kozakken Boys kan dan ook niet bestaan zonder deze vrijwilligers. Echter, valt het wel steeds meer op dat het steeds dezelfde schouders zijn die deze lasten dragen. Tijdens de algemene ledenvergadering is door de leden besloten om een vrijwilligersbeleid voor onze vereniging op te stellen. Iedereen die lid is van onze vereniging verplicht zich hiermee om vrijwillig taken te verrichten voor onze vereniging.


Het vrijwilligersbeleid is opgesteld op basis van eigen inzichten en ervaringen van andere voetbalverenigingen. Het vrijwilligersbeleid is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: 

- Je mag lid worden van s.v. Kozakken Boys;
- Je hebt dan recht op het spelen van wedstrijden, maar;
- Je hebt de plicht om bij te dragen in de organisatie van s.v. Kozakken Boys.

2. Vrijwilligerscoördinator

Het hoofdbestuur is verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid. De werkzaamheden die hierbij horen, zijn neergelegd bij een vrijwilligerscoördinator. De taken van deze vrijwilligerscoördinator zijn:

- Aanspreekpunt voor alle partijen voor wat betreft vrijwilligerszaken;
- Opstellen van vrijwilligersdatabase per commissie op basis van de ledenlijst;
- Samen met commissies opstellen van overzichten van de uit te voeren activiteiten, dit te beheren en het plannen van deze activiteiten;
- Beoordelen en desgewenst toevoegen van nieuwe activiteiten;
- Vrijwilligersbeleid beheren en rapporteren aan het hoofdbestuur.

3. Vrijwilligers

Kozakken Boys kent verschillende soorten leden:

A) Actieve leden
Binnen het vrijwilligersbeleid richten wij ons – in principe – eerst alleen tot de categorie “Actieve leden”.

Bij deze categorie is er een onderverdeling in pupillen, junioren en senioren. Voor het vrijwilligersbeleid gaan we van het volgende uit:
- Senioren: (Heren en dames) zijn vrijwilliger.
- Junioren : (JO19 ,JO/MO 17,JO/MO 15) zijn vrijwilliger.
- Pupillen: (JO/MO 13 -11 -9) zijn als team (building) vrijwilliger, zij zullen als team taken verrichten (ballenjongens / meisjes of werkzaamheden op het complex).

Als onderdeel van het lidmaatschap moeten de vrijwilligers (actieve leden), een nader te bepalen aantal taken verrichten, wij streven ernaar om dit tot een maximum van 3 taken per seizoen te beperken.

B) Passieve leden / donateurs
Deze leden zijn geen vrijwilliger en hoeven geen taken te verrichten, echter mochten deze passieve leden zich toch geroepen voelen om zich in te zetten als vrijwilliger voor onze club dan is dit natuurlijk mogelijk en kunnen zij ook een formulier invullen.

3.1 Vrijstelling
- Actieve leden van 65 jaar of ouder en leden van ons G-team hoeven niet deel te nemen aan vrijwilligerswerkzaamheden, maar hun inzet wordt uiteraard zeer op prijs gesteld.
- Als actieve leden al een doorlopende vrijwilligersfunctie uitoefenen, worden zij niet extra ingedeeld voor deze vrijwilligerstaken. Dus als actieve leden lid zijn van bv. een commissie, een team trainen, leider bij een team zijn of structureel wedstrijden fluiten, dan worden zij niet extra belast met deze vrijwilligerstaken (dit dienen zij ook aan te geven op het inschrijfformulier).

3.2 Bestaande leden
Als bijlage bij dit vrijwilligersbeleid is een inschrijfformulier / voorkeursformulier gevoegd. Wij verzoeken de actieve leden om dit formulier binnen 14 dagen bij Kozakken Boys compleet ingevuld in te leveren. Met de opgegeven voorkeuren wordt zoveel mogelijk rekening gehouden, maar bieden geen zekerheid! Het bestuur bepaalt in samenspraak met de vrijwilligerscoördinator waar de behoefte bestaat om de vrijwilligerstaken in te vullen en op basis hiervan vindt de indeling plaats.

3.3 Nieuwe leden
Bij aanmelding als nieuw lid bij Kozakken Boys wordt, wordt ook middels dit inschrijfformulier gevraagd een voorkeur op te geven voor een categorie vrijwilligerstaken. Met deze voorkeur wordt zoveel mogelijk rekening gehouden, maar helaas biedt de opgegeven voorkeur geen garantie!

3.4 Administratie
De ledenadministratie geeft de aanmelding door aan de vrijwilligerscoördinator. De vrijwilligerscoördinator zorgt voor de uitgifte en beheer van het inschrijfformulier. Hierbij wordt rekening gehouden met de afdeling waar het nieuwe lid zal spelen. Ieder kwartaal dient de ledenadministratie een update te geven van alle mutaties die dat kwartaal hebben plaatsgevonden (nieuwe leden, afmeldingen, mutatie tussen rustende en actieve leden). Deze mutaties worden doorgegeven aan de vrijwilligerscoördinator, zodat deze verwerkt kunnen worden. Hij/zij zorgt ervoor dat de wijzigingen doorgegeven worden aan de commissie en houdt de vrijwilligersdatabase up-to-date.

4. Afstemming vrijwilligerscoördinator, afdelingen en werkwijze

De organisatiestructuur van Kozakken Boys omvat diverse afdelingen en commissies.
Onderstaande commissies zullen worden voorzien van vrijwilligers:
- Scheidsrechterscommissie
- Zaterdag / jeugddienstcommissie
- Facilitaire commissie (terrein en velden)
- Activiteitencommissie

4.1 Werkwijze
- De commissies inventariseren per commissie welke vrijwilligerstaken zij hebben en hoeveel vrijwilligers zij hier voor nodig hebben en geven dit door aan de vrijwilligerscoördinator.
- De vrijwilligerscoördinator zorgt ervoor dat alle vrijwilligers welke vallen onder het vrijwilligersbeleid een formulier krijgen over het vrijwilligerswerk.
- Het opgeven van het vrijwilligers werk moet d.m.v. het formulier voor 1 september bij de vrijwilligerscoördinator ingeleverd zijn.
- De vrijwilligerscoördinator inventariseert aan de hand van de ingeleverde formulieren welke vrijwilligers er bij welke commissie worden ingedeeld en geeft deze door aan de commissies.
- De commissies nemen contact op met de vrijwilligers en plannen deze in.
- Deze planningen/roosters worden na de uitgevoerde taken maandelijks ingeleverd bij de vrijwilligerscoördinator.
- De vrijwilligerscoördinator houdt bij wie er wanneer en wat heeft gedaan.
- De vrijwilligerscoördinator inventariseert aan het einde van het seizoen en overlegt met het hoofdbestuur en penningmeester welke vrijwilligers niet hebben voldaan aan hun verplichtingen waardoor zij een additionele rekening (zie onderstaande) moeten ontvangen. Wanneer een vrijwilliger voor het nieuwe seizoen een andere bijdrage prefereert moet hij/zij dat zelf doorgeven aan de vrijwilligerscoördinator

4.2 Afzeggen
Afzeggen of verplaatsen van ingeplande werkzaamheden is niet mogelijk. Nadat men is ingepland voor het vrijwilligerswerk, is men zelf verantwoordelijk voor het nakomen van de afspraken. Indien men verhinderd is dient men zelf voor een vervanger te zorgen en dit door te geven aan de contactpersoon van de desbetreffende afdeling/commissie. Wie niet aan zijn/haar verplichtingen voldoet krijgt achteraf een bedrag van € 75,00 in rekening als extra contributie ten behoeve van de algemene middelen.

4.2.1 Leden die niet aan de regeling willen deelnemen
Leden die geen vrijwilligerstaken willen uitvoeren geven dit aan op het inschrijfformulier en betalen als afkoop jaarlijks € 75,00 extra contributie.

4.3 Activiteiten
In 4.1 is aangegeven dat de afdelingen/commissies inventariseren welke vrijwilligerstaken gedaan moeten worden.

Dit kunnen o.a. zijn:

Senioren & Junioren:
- Scheidsrechters senioren en jeugd (scheidsrechterscommissie)
- Fungeren als leider van pupillen en junioren ( jeugdcommissie)
- Gastvrouw/man bij wedstrijdsecretariaat in de jeugdkamer op de wedstrijddagen
(jeugd- commissie)
- Onderhoud complex (terrein, bestrating, groenvoorziening) (facilitaire commissie)
- Slotfeest, tentenkamp, Sinterklaasfeest, jeugdtoernooien (activiteitencommissie)

Als pupillen team:
- Schoonmaak kleedkamers
- Schoonmaak reclameborden
- Fungeren als ballen jongen / meisje
Bezorgen “de Kozak”


5. VOG, vertrouwenspersoon en vrijwilligersverzekering

5.1 Project In Veilige Handen

Om een veilige omgeving voor alle kinderen binnen onze vereniging te hebben, is het project ´In Veilige Handen´ gestart. Eén van de middelen om een veilige sportomgeving te creëren en seksuele intimidatie te voorkomen, is het vragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan de vrijwilligers die met minderjaren werken. 

Het bestuur van Kozakken Boys onderschrijft het project In Veilige Handen. Als onderdeel van het totale vrijwilligersbeleid heeft Kozakken Boys alle medewerkers van 16 jaar en ouder die direct contact hebben met minderjarigen gevraagd om een VOG. Dit betreft alle leiders, trainers, verzorgers, jeugdscheidsrechters en jeugdcommissieleden.

Het aanvragen van een VOG kost geld. Dankzij een subsidiemaatregel, de medewerking van de gemeente Werkendam en het NOC/NSF kunnen vrijwilligers van Kozakken Boys gratis een VOG aanvragen.

Kozakken Boys stelt het overleggen van een VOG verplicht en bepaalt tevens voor welke functies de VOG wordt opgevraagd. Mensen die hieraan niet mee willen werken, kunnen vanaf dat seizoen geen functie bekleden waarbij direct contact met minderjarigen aan de orde is.

5.2 Vertrouwenspersoon
Naast een VOG heeft Kozakken Boys ook een vertrouwenscontactpersoon (VCP) aan gesteld, de heer Vincent Wijmans. De VCP is het eerste aanspreekpunt binnen de vereniging voor iedereen die te maken heeft met grensoverschrijdend gedrag en/of daar een vraag over heeft en hier met iemand over wil praten.

5.3 Vrijwilligersverzekering
Kozakken Boys heeft voor de vrijwilligers een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de KNVB. Deze verzekering biedt een dekking aan vrijwilligers en hun organisatie. De VNG vrijwilligers BasisPolis bestaat uit een ongevallen-, persoonlijke eigendommen- en aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers. De polissen zorgen ervoor dat iedere vrijwilliger die actief is binnen Kozakken Boys, is verzekerd zonder dat de vereniging de vrijwilligers hoeft te registreren.

6. Vaststelling vrijwilligersbeleid in Algemene Ledenvergadering

Het Vrijwilligersbeleid 2017-2018 is door de leden van Kozakken Boys in de Algemene ledenvergadering van november 2016 definitief vastgesteld.


7. Evaluatie

7.1 Jaarlijkse evaluatie
Het hoofdbestuur van Kozakken Boys evalueert het vrijwilligersbeleid aan het einde van ieder seizoen. De vrijwilligerscoördinator wordt bij de evaluatie betrokken en voorziet het hoofdbestuur vooraf van de benodigde informatie (actuele ontwikkelingen, praktische uitvoering, wensen etc).

7.2 Tussentijdse evaluatie
Indien de vrijwilligerscoördinator of de commissies tussentijds zaken opmerken die aanleiding geven tot aanpassing van het beleid, dan communiceert de vrijwilligerscoördinator dit met het hoofdbestuur. Het hoofdbestuur besluit vervolgens of tussentijdse aanpassingen van het beleid gewenst en/of noodzakelijk is.


8 Veelgestelde vragen

Aan wie moet ik doorgeven dat ik niet kan?
Aan NIEMAND. Als u op het aangegeven tijdstip niet kunt komen, dient u zelf een vervanger te verzorgen en dit door te geven aan de roosterplanner van de desbetreffende commissie. Mocht er op het allerlaatste moment een calamiteit voorvallen, dan dient u eveneens het aanspreekpunt van de commissie of de vrijwilligerscoördinator te bellen. Overigens bent u daarmee niet gevrijwaard van sancties.

Als het voetballen is afgelast of er geen programma is, hoef ik toch niet te komen?
Dat is niet vanzelfsprekend! Als het voetballen op zaterdag wordt afgelast, wordt er vaak getraind of iets anders georganiseerd. Stelt u zich bij twijfel altijd in verbinding met het aanspreekpunt commissie waarvoor u een taak doet, de vrijwilligerscoördinator, of kom naar het complex.

Wordt er rekening gehouden met de schoolvakanties?
Nee, we plannen gewoon door behalve van 1 juli t/m 1 augustus. Uiteraard proberen we zoveel mogelijk met de vakanties rekening te houden maar activiteiten en werkzaamheden staan niet stil. Ruilen kan natuurlijk altijd.

Als ik geruild heb en mijn vervanger komt niet, dan krijgt mijn vervanger een sanctie opgelegd?
Dat is geen doen. Als uw vervanger niet komt bent u verantwoordelijk, geen ander. Het is aan te raden goede afspraken te maken en als uw beurt eraan komt, elkaar nog even te herinneren. Als u toch een sanctie (boete/schorsing) krijgt voor verzuim van een vervanger dient u dit zelf met uw vervanger te vereffenen.

Hoe kom ik aan informatie en roosters?
De commissie waarvoor jij je hebt aangemeld geeft het rooster aan je door. Ben je deze informatie kwijt dan kun je die weer opvragen bij de betreffende commissie of teruglezen op onze website www.kozakkenboys.nl

Hoe zit het met opleidingen?
Kozakken Boys kan op verzoek waar nodig en in overleg opleidingen verzorgen op diverse gebieden, denk hierbij aan interne scheidsrechter cursussen.

Kan ik tijdens het jaar van werkzaamheden switchen?
Dat kan alleen in overleg met de vrijwilligerscoördinator. Hij/zij bepaalt of hiervoor mogelijkheden zijn.

Wat als een dienst uitvalt?
Diensten die uitvallen, hoeven niet te worden ingehaald. Diegene die voor de taakplicht staat ingeroosterd is er zelf verantwoordelijk voor om zich ervan te overtuigen dat er ook daadwerkelijk niet gespeeld wordt/kantine niet open is Dit kan incidenteel voorkomen bij algehele afgelasting. Kijk op de site of informeer bij de vrijwilligerscoördinator of het aanspreekpunt (planner) van de betreffende commissie waarvoor u een taak vervult

Wat als een bestaande vrijwilliger aangeeft in het nieuwe seizoen weer een functie of taak te zullen gaan vervullen en de vrijwilligersbijdrage dus niet hoeft te betalen, vervolgens geen taak of functie blijkt te hebben vervuld?
Als een vrijwilliger aangeeft ook het volgende seizoen weer een taak/functie te zullen gaan vervullen maar dat vervolgens niet doet en dus in gebreke blijft, dan betaalt hij/zij aan het einde van het seizoen €75,00.

Formulier vrijwilligers-taken





* = verplicht
Delen

voeg je eigen gadgets toe aan deze pagina!